Proses Pendaftaran Double Degree Program UGM-KU

Seperti yang sudah sedikit diulas pada tulisan sebelumnya, syarat pendaftaran program double degree UGM-Kanazawa University(KU) adalah harus terdaftar menjadi mahasiswa S2 pada fakultas mipa UGM pada periode semester ganjil (periode september). Setelah terdaftar dan diterima sebagai mahasiswa UGM, barulah mahasiswa tersebut bisa apply program ini. Periode pendaftaran program ini biasanya adalah bulan Juni-Juli, dan tanggal nya menyesuaikan pihak Fakultas. Untuk tahun 2019 pendaftaran dibuka mulai tanggal 18 Juni-25 Juli. Penjelasan lebih lengkap mengenai tanggal pendaftaran dapat dilihat pada website mipa.ugm.ac.id, atau khususnya pada laman http://mipa.ugm.ac.id/2019/06/double-degree-program-fmipa-ugm-graduate-school-of-natural-science-and-technology-kanazawa-university-japan-2019/ .

Persyaratan yang perlu dipersiapkan untuk mendaftar program double degree ini adalah :

  1. Mengisi berkas aplikasi yang tersedia pada laman
  2. Mempersiapkan pas poto ukuran 3×4 dengan latar putih (seperti poto paspor)
  3. Fotokopi transkrip berbahasa inggris yang telah dilegalisir
  4. Fotokopi terjemahan ijazah berbahasa inggris yang telah dilegalisir
  5. LoA dari UGM (bukti diterima sebagai mahasiswa UGM)
  6. Surat Keterangan Sehat (berkasnya bisa di download di http://mipa.ugm.ac.id, kemudian diserahkan kedokter tempat kita melakukan pemeriksaan kesehatan )

Penjelasan lebih lengkap mengenai persyaratan pendaftaran program ini dapat dilihat pada tautan berikut http://cmpsci.w3.kanazawa-u.ac.jp/DDP/ddp_mc-ugm_guidelines_forms_Oct2019.pdf .

Pada saat mengisi formulir pendaftaran, poin yang harus diisi diantaranya adalah bidang studi yang akan diambil di Kanazawa University, serta nama supervisor yang dipilih untuk membimbing selama satu tahun di KU. Untuk DDP UGM-KU, bidang studi yang ditawarkan hanya ada dua yaitu computational experiment dan computational mathematics. Untuk memilih supervisor, mahasiswa dapat melihat list supervisor yang bersedia untuk membimbing mahasiswa DDP di KU beserta dengan penjelasan bidang penelitian mereka pada appendix di laman http://cmpsci.w3.kanazawa-u.ac.jp/DDP/ddp_mc-ugm_guidelines_forms_Oct2019.pdf . Sebelum memilih dan menentukan supervisor, saya sarankan untuk mendiskusikan bidang penelitian yang cocok dengan penelitian di UGM dengan pembimbing skripsi dulu ketika S1 (jika pendaftar adalah alumni UGM), atau pembimbing akademik di S2 (jika pendaftar bukan alumni UGM). Pemilihan supervisor ini menjadi proses yang penting karena penelitian kita di KU selama setahun kedepan ada ditangan mereka. Oleh karena itu, saya sarankan ketika sudah mengerucutkan pilihan pada supervisor tertentu, buka webpage supervisor tersebut dan cari informasi mengenai penelitian, publikasi, mahasiswa bimbingan, kerjasama yang sedang dilaksanakan, latar belakang pendidikan, dan informasi lainnya dari supervisor tersebut.

Setelah menentukan supervisor, dan melengkapi semua persyaratan, semua berkas dapat dikumpulkan melalui online dan kemudian berkas yang di print dimasukkan kedalam map coklat yang diberi nama, lalu dikumpulkan ke kantor urusan internasional FMIPA (KUI FMIPA UGM).

Berkas yang telah dikumpulkan kemudian akan dikirimkan oleh pihak KUI ke Kanazawa University. Setelah berkas diterima oleh supervisor di KU, sekitar awal agustus pendaftar akan dihubungi langsung oleh supervisor yang telah dipilih melalui email.

Pada tahap ini, biasanya pendaftar akan ditanya berbagai macam hal diantaranya adalah informasi pribadi (nama, konfirmasi email, konfirmasi latar belakang pendidikan, dan sebagainya), alasan kenapa memilih supervisor tersebut, dan penelitian apa yang akan dilakukan di UGM. Setelah obrolan singkat tersebut, supervisor biasanya akan memberikan soal yang berupa pdf kepada pendaftar dan kemudian meminta pendaftar untuk menjawab beberapa nomor (ditentukan oleh supervisor) dari keseluruhan soal yang ada pada dokumen pdf tersebut.

Untuk saya pribadi, karena saya mendaftar di lab aljabar kombinatorik (komputasi matematika), saya diminta untuk mengerjakan semua soal matematika pada kumpulan soal tersebut. Setiap selesei mengerjakan satu soal, saya ketik jawaban saya di LateX dan kemudian saya kirimkan kepada supervisor melalui email. Supervisor saya kemudian memeriksa jawaban saya, dan jika benar maka beliau akan mengirimkan email balasan dan menyuruh saya untuk melanjutkan ke soal yang berikutnya. Total soal yang saya kerjakan adalah sekitar 7-8 soal dalam waktu sekitar 2 minggu.

Setelah selesai mengerjakan soal matematika level S1, proses berikutnya yang akan dilalui adalah wawancara. Wawancara diadakan pada akhir bulan agustus. Proses wawanacara ini dilakukan melalui skype. Pihak yang akan mewawancarai pendaftar adalah ketua program DDP KU dan supervisor. Lamanya wawancara tergantung pada masing-masing supervisor, namun rata-rata adalah sekitar 5-10 menit.

Pewawancara pertama adalah ketua program DDP KU. Pertanyaan yang ditanyakan kepada saya pada waktu itu adalah :

  1. Kenapa anda tertarik mengikuti program double degree ini ?
  2. Apakah anda sudah memiliki beasiswa ?

Sementara pewawancara kedua, yaitu supervisor saya sendiri menanyakan beberapa poin, diantaranya:

  1. Have you ever learned about modern mathematics before?
  2. What is programming language that you used and studied in UGM ?
  3. How about the problems which I gave you ? do you found difficulities to solve them?

Setelah menjalani proses wawancara, proses selanjutnya adalah menunggu pengumuman kelulusan. Pengumuman kelulusan biasanya diberikan melalui email oleh KU pada awal september, pada zaman saya adalah pada tanggal 6 september. Lulus sebagai mahasiswa double degree masih belum tentu lulus sebagai penerima beasiswa saat menjalani program ini.

Bagi mahasiswa Indonesia, kuliah keluar negri tanpa beasiswa tentu adalah hal yang menyulitkan. Oleh karena itu, ketika diterima program double degree ke Jepang, langkah kedua yang harus dilakukan adalah mencari beasiswa. Pada umumnya, pihak kampus di Kanazawa akan mencarikan beasiswa bagi mahasiswa yang diterima pada program ini. Beasiswa yang biasa diperuntukkan untuk mahasiswa double degree adalah beasiswa Jasso yang nominalnya adalah sekitar 80.000 Yen per bulan. Pengumuman lolos beasiswa ini adalah pada bulan maret. Selain beasiswa Jasso, ada satu beasiswa lagi yang menerima mahasiswa DDP, yaitu beasiswa NSK. Beasiswa ini disediakan oleh sebuah perusahaan bearing Jepang. Di Indonesia sendiri, terdapat sekitar 4 anak perusahaan NSK, salah satunya adalah di Bekasi. Besaran beasiswa NSK ini adalah 150.000 Yen per bulan. Penjelasan lebih lanjut mengenai pengalaman saya sebagai penerima beasiswa NSK akan saya jelaskan pada postingan lain.

Kembali ke proses pendaftaran DDP di KU, ketika diumumkan lulus wawancara, maka pendaftar resmi diterima sebagai mahasiswa double degree di Kanazawa University. Bersamaan dengan email kelulusan, pihak kanazawa akan mengirimkan list apa saja yang harus dilakukan untuk melengkapi persyaratan registrasi di Kanazawa University.

Salah satu list yang dilakukan adalah membuat paspor. Bagi yang sudah memiliki paspor, dapat langsung mengirimkan scan halaman pertama paspor kepada pihak KU melalui email. Bagi yang belum memiliki passport, pembuatan paspor dapat dilakukan di kantor Imigrasi Yogyakarta. Persyaratan pembuatan paspor dapat dilihat pada laman https://jogja.imigrasi.go.id/?page_id=45921#toggle-id-1 .

Setelah teregistrasi sebagai mahasiswa DDP di Kanazawa University, maka selesai sudah proses pendaftaran double degree UGM-KU. Mahasiswa yang telah diterima kemudian akan diarahkan oleh pihak kampus untuk segera memilih dosen pembimbing tesis memulai penelitian di UGM. Pengalaman menjalani dan menyelesaikan perkuliahan master di UGM dalam waktu satu tahun akan saya bahas pada tulisan berikutnya.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s